La mission en régie est une pratique courante, qui consiste pour les clients à déléguer une tâche à un prestataire extérieur. Devenue une stratégie commerciale à part entière, elle est adoptée par de plus en plus d’entreprises à travers le monde.
Esokia vous explique comment la régie informatique livre les bonnes compétences en externe !
Comment mettre en place une mission en régie ?
Comme pour tout projet, la mise en œuvre d’une mission en régie nécessite une préparation en amont de la part des entreprises. Nos conseils :
Prendre le temps de bien choisir votre prestataire
En tant qu’entreprise, la réussite, par exemple, de leur projet de développement de site web dépend de la qualité du prestataire. Avant de sélectionner celui qui deviendra votre partenaire, il faut prendre le temps d’analyser ses compétences et son expertise : il doit posséder toutes les ressources humaines et technologiques pour concrétiser les besoins de ses clients.
Mettre en place un canal de communication efficace
La communication est l’élément clé pour une mission en régie réussie et il peut s'agir d’appels téléphoniques ou des réunions en ligne. Quel que soit le canal choisi, les échanges sur l'état du projet doivent être réguliers avec le prestataire.
Fixer des objectifs clairs
La mission en régie doit reposer sur des objectifs clairement définis, c'est-à -dire être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et temporels. Grâce à ces fondations solides, toutes les parties impliquées sont sur la même longueur d’onde.
Définir les objectifs à atteindre
La mission de régie s’appuie également sur des critères de réussite. Ces critères doivent inclure notamment les délais, les résultats attendus, les coûts. Avec critères de réussite clairs, les entreprises peuvent évaluer la performance du prestataire et s’assurer que les résultats sont conformes à leurs attentes.
Avoir un protocole d’adaptation aux événements inattendus
N’importe quel projet fait l’objet d’imprévus, y compris s’il se déroule dans le cadre d’une mission de régie. L’action rapide et l’efficacité sont les maîtres mots, aussi bien du côté des clients que des prestataires. L’objectif est de trouver une solution d’adaptation aux nouvelles circonstances.
Les avantages de la mission en régie pour les entreprises
La mission en régie est avantageuse pour toutes les entreprises. Celles, par exemple, à la recherche de compétences spécifiques pour un projet donné, mais qui ne peuvent / souhaitent pas recruter en interne ou qui optent pour l’externalisation de certaines tâches. Comment répond-elle à leurs attentes ?
En leur donnant une plus grande flexibilité
La mission en régie permet aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements qui surviennent sur marché ou au sein même de leurs projets. Cela, sans devoir embaucher ou des salariés en interne.
Le contrat en régie est conçu pour permettre d’ajuster la taille et la composition de leur équipe externalisée : elle s’adapte en fonction de l'évolution des besoins. Plus important, les entreprises n’ont pas à prendre en charge les coûts de formation ou de développement de leurs propres talents internes.
En leur permettant d’ajouter une expertise spécifique au sein de leur équipe
Grâce à la mission en régie, les entreprises ont accès à des compétences spécialisées habituellement ou subitement indisponibles en interne. Les prestataires externes possèdent une expérience et une expertise spécifiques dans leur domaine. En conséquence, ils peuvent fournir des prestations de grande qualité dans des domaines tels que le développement informatique. Cette expertise devient ainsi disponible, sans nécessiter un investissement de la part de l’entreprise pour la formation ou le recrutement en interne.
Une meilleure rationalisation des coûts
La mission en régie est réputée pour être plus rentable que le recrutement traditionnel. Ce qui permet aux entreprises d’économiser sur les coûts de formation, les cotisations sociales et tous les investissements financiers qui accompagnent généralement l'embauche d’un salarié à temps plein.
Dans le cadre d’un contrat en régie et à condition de bien vérifier qu’il ne comporte aucun coût caché, les entreprises paient uniquement pour les services dont elles ont besoin. Ce qui évite les coûts généralement associés à la création d’une équipe, par exemple, pour une tâche temporaire.
Un vrai gain de temps
Grâce à l’externalisation des tâches complexes ou chronophages, la mission en régie permet aux entreprises de gagner du temps. Elles peuvent ainsi se concentrer sur leurs compétences clés, leur cœur de métier tout en distribuant leurs ressources de manière plus efficace.
Avec la préparation adéquate avec leurs clients en amont, une communication constante, les prestataires externes peuvent exploiter pleinement leur expertise et concrétiser des projets plus facilement et plus efficacement que le personnel interne. Ce qui permet aux entreprises d'obtenir des résultats plus rapidement.
Une réduction des risques
La mission en régie permet aux entreprises de réduire les risques associés à la gestion des projets en interne. Deux éléments clés pour y parvenir :
Grâce à leur expérience et leur expertise dans la gestion de projets similaires, les prestataires d’externalisation peuvent minimiser les risques de retards ou de problèmes techniques.
Leurs clients, de leur côté, peuvent se protéger contre les risques juridiques en établissant des contrats solides. Ces derniers doivent inclure des clauses qui protègent les deux parties en cas de litige.
Une meilleure gestion des ressources
La mission en régie permet aux entreprises de mieux gérer leurs ressources :
- En concentrant celles internes sur les tâches principales ;
- En externalisant les tâches plus complexes, comme la Tierce Maintenance Applicative de leur site internet.
En contrepartie, les clients peuvent maximiser l'efficacité des salariés, en optimisant leur temps et leurs compétences.
Une amélioration de la qualité de travail en interne
En tant que prestataire externe, les spécialistes de l’externalisation apportent une expertise supplémentaire à un large éventail d'entreprises. Grâce à leurs connaissances, la quantité de ressources à et leur expérience, ils participent à l’amélioration de la qualité du travail et de la créativité chez leurs clients. Ceci en diminuant la pression des délais de livraison.
Une plus grande flexibilité géographique
La mission en régie permet aux entreprises de travailler avec des prestataires externes situés partout dans le monde. Un avantage pour les entreprises à la recherche de compétences spécifiques indisponibles localement. Cette flexibilité géographique permet également aux entreprises de travailler avec des prestataires dans des zones horaires différentes, un facteur qui permet d’accélérer le temps de livraison.
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