Comment mettre en place un centre de service à distance ?

La pandémie de Covid-19 a révolutionné l’univers du travail en consolidant l’idée qu’il est possible, voire bénéfique dans certains cas, de produire à distance. Réservé jusqu’ici à une petite poignée de secteurs, ce fonctionnement s’est alors étendu dans l’urgence à tous les types d’industries et d’entreprises. Mais paradoxalement, au lieu de disparaître en même temps que le virus, la distance s’est, au contraire, intégrée pleinement aux mœurs professionnelles.

Vous êtes une entreprise informatique et vous souhaitez savoir comment mettre en place un centre de service à distance ? Voici nos conseils pour concrétiser votre projet rapidement et facilement.
 

Comment une entreprise peut-elle fonctionner à distance ?

La communication est le pilier central d’un mode de fonctionnement majoritairement à distance. Tout est fait pour que les salariés, qu’ils choisissent de travailler depuis chez eux, en coworking, ou depuis les bureaux de l’entreprise, puissent continuer à collaborer de manière transparente et efficace. Ici, la notion de distance est diluée pour ainsi dire par l’égalité des moyens mis à disposition pour tous les employés.
 

Bon à savoir

Dans une étude datant de juin 2021 et portant sur le télétravail, la Direction de l'Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques (Dares) révélait déjà que 55 % de salariés dites déjà avoir une meilleure concentration et efficacité en travail à distance, donc une plus grande productivité.
 

Comment mettre en place un centre de service à distance ?

Le travail à distance n’est désormais plus un privilège, mais un fonctionnement accessible à tous et facile à mettre en œuvre. En tant qu’entreprise informatique désireuse d’étendre son rayonnement, la création d’un centre de service à distance est une stratégie en adéquation avec l’évolution des habitudes professionnelles. Voici comment procéder.

Créer des mesures fédératrices, faciles à appliquer et à comprendre par les salariés

Une entreprise informatique à distance parvient à fonctionner lorsque chaque salarié est capable de trouver sereinement sa place et de travailler dans un environnement impalpable, qui ne possède pas de cadre tangible. Pour cela, l’entreprise doit créer des mesures claires, qui informent chaque acteur de la productivité sur les règles et processus applicables au sein de l’entreprise en ce qui concerne le travail à distance. 

Les points clés d’une politique de travail à distance, à moduler en fonction des spécificités de chaque entreprise : 

• Présence ;
• La confidentialité ;
• La protection des données.
• Le code de conduite des employés ;
• Le code vestimentaire lors des réunions, rencontres avec des clients ou des partenaires ;
• La productivité ; 
• Le suivi des performances.

Important

Comme dans n’importe quel contexte professionnel, le centre de travail à distance accueillera à un moment où à un autre de nouveaux salariés. Il est donc essentiel pour l’entreprise de créer un processus dit d’intégration, spécialement conçu pour l’accueil et l’inclusion de ces nouvelles recrues. Cette étape est souvent décisive dans leur fidélisation.
 

Les outils de travail adéquats

Gestion de projet, planification, vidéoconférence, stockage Cloud, la réussite de tout projet de centre de service à distance repose sur l’investissement dans des outils véritablement pratiques. Ils doivent être réputés pour être faciles à intégrer dans le mode de fonctionnement existant, améliorer la productivité et minimiser les risques de mauvaise communication. Le tout en toute transparence pour leurs principaux utilisateurs : les salariés !

Gestion de projet, planification, vidéoconférence, stockage Cloud, la réussite de tout projet de centre de service à distance repose sur l’investissement dans des outils véritablement pratiques. Ils doivent être réputés pour être faciles à intégrer dans le mode de fonctionnement existant, améliorer la productivité et minimiser les risques de mauvaise communication. Le tout en toute transparence pour leurs principaux utilisateurs : les salariés !
 

Répartir le travail avec d’autres informaticiens externalisés

En mettant en place un centre de service à distance, l’entreprise élargit ses horizons y compris en matière de recrutement. Cela signifie qu’elle peut désormais et sans aucune difficulté recruter des informaticiens provenant, par exemple, d’agences de développement externalisées. Cette stratégie permet d’ajouter rapidement des compétences difficiles à trouver localement.

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Créer un environnement de travail adéquat avec la dématérialisation

Tout comme au bureau, le salarié doit disposer de tout le matériel, de tous les logiciels et outils dont il a besoin pour travailler. Dans le cadre d’un centre de service à distance, l’environnement de travail doit non seulement permettre aux employés de travailler en toute sérénité, mais aussi leur rappeler qu’ils ont un devoir de productivité envers leur employeur. 
Un centre de service à distance doit fournir à chaque salarié travaillant à distance au minimum : 

• Un ordinateur ;
• Un logiciel de sécurisation des données ;
• Tous les logiciels nécessaires pour accomplir les tâches qui lui sont assignées ;
• Un téléphone et/ou une tablette ;
• La totalité ou une partie de la connexion à internet.

Prévoir de vrais rencontres physiques entre les salariés

Dernier point et non des moindres, y compris dans le cadre d’un centre de service à distance, les salariés ont besoin de se rencontrer physiquement. Bien entendu, cette pratique s’adresse aux employés présents dans la même zone, le même pays, etc. Néanmoins, il s’agit d’un aspect essentiel pour renforcer la cohésion et surtout supprimer tout sentiment d’isolement et de solitude susceptible de miner le moral de certaines personnes.